Sposób załatwienia reklamacji szczegółowo określa regulamin dostarczania wody i odprowadzania ścieków zatwierdzony Uchwałą Nr VI/46/19 Rady Miasta Hajnówka z dnia 24 kwietnia 2019 r.

1.  W przypadku dostaw wody o jakości niezgodnej z regulaminem lub przerw w dostawach wody. Odbiorca usług może złożyć pisemną reklamację w terminie 3 dni od dnia, w którym zakończyła się przerwa w świadczeniu usługi.

2.  Reklamacja może zostać wniesiona w innych niż wymienione w ust. I przypadkach niewykonania  lub nienależytego wykonania usługi.

3.  Reklamacja powinna w szczególności zawierać:

a) imię i nazwisko albo nazwę lub firmę oraz adres Odbiorcy
b) przedmiot reklamacji
c) przedstawienie okoliczności uzasadniających reklamację
d) numer i datę umowy
e) podpis Odbiorcy

4.  Zgłoszona reklamacja wymaga pisemnego potwierdzenia jej przyjęcia oraz ewidencji w rejestrze reklamacji Przedsiębiorstwa.

5.  Przedsiębiorstwo rozpatruje reklamacje niezwłocznie, nie dłużej jednak, niż w terminie 14 dni od dnia jej wniesienia.

6.  Przedsiębiorstwo udziela odpowiedzi na reklamację w formie pisemnej. Odpowiedź winna zawierać:

a) nazwę Przedsiębiorstwa
b) powołanie podstawy prawnej
c) rozstrzygnięcie o uwzględnieniu lub odmowie uwzględnienia reklamacji
d) pouczenie w sprawie możliwości dochodzenia roszczeń w innym trybie
e) podpis upoważnionego pracownika reprezentującego Przedsiębiorstwo, z podaniem zajmowanego przez niego stanowiska

7.  W przypadku odmowy uwzględnienia reklamacji w całości lub części, odpowiedź na reklamację winna zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne.

8.  W przypadku uwzględnienia reklamacji Przedsiębiorstwo powiadamia Odbiorcę o wyniku rozpatrzenia.